北京文书档案数字化程序

机关档案工作的基本任务：1.贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案；2.对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导；3.负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关机构信息公开工作；4.机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》(DA/T68)规定。目录数据与数字图像的挂接。北京文书档案数字化程序

扫描色彩模式档案数字化：为比较大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。扫描分辨率扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。四川实物档案数字化中心数字图像的检查工作。

可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。档案扫描基本要求档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备实现档案数字化，和进行相关参数的设置和调整参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果接近档案原貌。扫描设备扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档多实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

管理制度应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；档案数字场地管理制度。

数据挂接应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字化图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。数字化成果验收与移交验收方式建议档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。档案数字化的合理规划。四川实物档案数字化中心

档案数字化目录数据库。北京文书档案数字化程序

纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可以根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%其他内容的抽检合格率应不低于95%。北京文书档案数字化程序