四川人事档案数字化管理系统
场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范;设备管理制度主要对档案数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范;数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范;档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理存放等工作进行规范。纸质档案数字化过程中,应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案,并对纸质档案的领取与归还进行严格管理,认真做好检查、清点、登记等工作,确保纸质档案的安全。档案扫描相关注意事项。四川人事档案数字化管理系统
各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。纸质档案教字化工作的开展应遵循1SO/TR13028和GB/T20530提出的要求和建议。纸质档案数字化的基本环节主要包括:数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。应采取有效的管理和技术手段,确保纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律,真实反映档案内容,很大程度地展现档案原貌。纸质档案数字化过程中,应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合ISO/TR13028提出的要求。应加强纸质档案数字化各环节的安全管理,确保档案实体和档案信息的安全。加工涉密档案时,应按照涉密档案相关保密要求开展工作。 云南建设项目档案数字化业务纸质档案数字化外包原则。
纸质档案数字化注意事项:应配备专有的加工场地,并进行合理的布局,形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等专业工作区域。加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警视频监控等安全管理的设施设备。应合理规划、配备和管理纸质档案数字化的设施设备,确保设施设备安全、先进,能够满足数字化工作的需要。应建立纸质档案数字化工作组织,对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等,确保数字化工作的顺利开展。应配备具有相应能力的工作人员,包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员,熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员,掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度,对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作的安全性,应加强对外聘工作人员的审核。
应加强对纸质档案数字化工作文件的管理,明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。档案数字化外包纸质档案数字化工作如需外包,档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质;按照GB/T20530-2006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力;从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导,完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。档案数字化流程安全管理。
破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案,应先由专业技术员进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系,有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库,形成准确、完整的目录数据。数据库选择应考虑可转换为通用数据格式,以便于数据交换。扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护,尽量采用对档多实体破坏性小的扫描设备进行数字化。目录数据与数字图像的挂接。安徽档案数字化中心
纸质档案数字化扫描设备。四川人事档案数字化管理系统
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